A redução de custos de cada dia

O que é reduzir custos? Muitas vezes acreditamos que uma empresa focada em reduzir custos é aquela que desenvolveu um orçamento no início do ano, que previa uma receita e uma despesa nas mesmas proporções. Com essa lógica, se os profissionais da empresa se ativessem fielmente ao orçamento, a empresa não gastaria um centavo a mais do que o previsto. Isto é verdade até o momento que surge uma despesa não esperada ou não planejada que é imprescindível de ser realizada e tem a autorização da diretoria para ser feita de imediato. Novidade para alguém? Aí, todo o esforço de reduzir os custos utilizando o orçamento como guia “vai por água a baixo”. Ou uma outra situação, onde o gerente identifica que aquele orçamento que havia sido previsto para ser realizado no ano não é mais necessário. Mas o gerente sabe que esse orçamento será necessário no próximo ano. O que faz o gerente? Ele “inventa” alguma coisa para gastar essa verba, pois o lema na empresa é “gaste ou perca”. E ele estará certo, pois no próximo ano quando o departamento financeiro for fazer novamente o orçamento, será identificado que o valor não foi utilizado, e se não foi utilizado não é necessário. Tesoura nele. Em julho se faz uma revisão do orçamento e se identifica que se está 10% acima do que havia sido definido em Janeiro. Se inicia as rodadas de corte no orçamento para finalizar o ano conforme previsto. Esse processo além de ser extremamente desgastante é ineficiente. O que fazem as empresas de alto desempenho? Elas utilizam a metodologia OBZ (Orçamento a Base Zero). A definição da metodologia é muito simples. Se um gasto existe, ele está sendo realizado para se obter algum resultado para a empresa. A discussão é se o resultado é necessário ou não, e não a despesa. Imagine uma empresa sendo montada do zero, o que seria imprescindível para ela existir? Esse é o fundamento da metodologia. Vamos ilustrar com um exemplo. Uma empresa tem representantes visitando clientes. Esses representantes utilizam veículos oferecidos pela empresa. A pergunta não é quanto um determinado representante gastou no ano anterior, colocar a correção de inflação no combustível e definir o novo valor para o ano. O exercício é identificar quantos quilômetros o representante fará por mês. A quantidade de quilômetros multiplicado pelo valor do combustível definirá o valor do gasto. Se o representante necessitar visitar mais clientes no ano, o valor desse gasto aumenta. Se ele necessitar visitar menos clientes o gasto diminui. Logo a pergunta na confecção do orçamento é: quantos clientes você visitará por ano, por mês, por semana? É esse planejamento que gerará as despesas correspondentes. Todas as despesas da empresa possuem um resultado esperado. Basta identificá-lo e acompanhar as oscilações do negócio por esses resultados esperados. Empresas como Ambev, Ultragaz, Personal Service; entre inúmeras outras, já utilizam essa metodologia há uma década e os resultados são surpreendentes. Na próxima vez que o assunto redução de despesas for colocado à mesa para ser discutido, traga para a discussão implantar o OBZ.